ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กร (ระบบ ECM) เป็นประเภทของเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการจัดการการจัดเก็บการดึงและการป้องกันข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจในองค์กรใด ๆ
บางคนสร้างความสับสนให้กับระบบ ECM และ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ความสับสนระหว่างคำจำกัดความเหล่านี้เกิดขึ้นเนื่องจากความจริงที่ว่าบ่อยครั้งมากที่ EDMS นอกเหนือจากโมดูลการจัดการเอกสารองค์กรรวมถึงคุณสมบัติ ECM บางอย่าง ตัวอย่างเช่นปฏิสัมพันธ์ของพนักงานในการจัดทำเอกสาร ในสถานการณ์เช่นนี้เป็นไปได้มากที่จะพูดคุยเกี่ยวกับการขยายการทำงานของระบบ ECM
ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างระบบ ECM และ EDMS คือนอกเหนือจากการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรแล้วระบบ ECM ยังสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวสำหรับผู้ใช้ทุกคนในองค์กรรวมถึงกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ
ต้องขอบคุณการใช้ระบบ ECM ทรัพยากรแรงงานได้รับการปรับปรุงและลดต้นทุนการดำเนินงานขององค์กร
โดยทั่วไปแล้วระบบ ECM จะมีส่วนย่อย (โมดูล) ดังต่อไปนี้ซึ่งแต่ละระบบจะทำงานร่วมกับส่วนย่อยที่เหลือและสามารถมีอยู่แยกกันได้
ด้านล่างคือบางส่วนของพวกเขา:
- โมดูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กร
- โมดูลสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ;
- โมดูลการจัดการเนื้อหาเว็บสำหรับเว็บไซต์ขององค์กรหรือพอร์ทัล
- โมดูลการจัดการเนื้อหาสื่อ
- โมดูลการจัดการความรู้
- โมดูลควบคุมการเข้าถึงเนื้อหาให้ข้อมูลที่จำเป็นโดยไม่คำนึงถึงเวลาและสถานที่
แต่ละส่วนย่อยต้องใช้ทักษะบางอย่าง ตัวอย่างเช่นการจัดการเนื้อหาเว็บของเว็บไซต์ขององค์กรหรือพอร์ทัลต้องการความรู้เฉพาะด้านในการจัดการทรัพยากรอินเทอร์เน็ตและโมดูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรต้องการการระบุเฉพาะการเคลื่อนที่ภายในของเอกสาร
ระบบ ECM รวมเนื้อหาของเอกสารและแง่มุมการจัดการขององค์กรสร้างสภาพแวดล้อมเดียวสำหรับการจัดการเอกสารและลดจำนวนกิจกรรมการทำงานสำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจ ดังนั้นเนื้อหาขององค์กรจะพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการสำหรับงานที่รวดเร็วและมีคุณภาพสูง
